Regulamin zgłaszania i procedowania naruszeń prawa
Regulamin zgłaszania i procedowania naruszeń prawa w firmie Polcar
§1.
Słowniczek pojęć
- Firma – firma Polcar PPH Andrzej Senkowski z siedzibą przy ul. Wejnerta 19, 02-619, NIP: 521 044 50 18; BDO: 000437133.
- Sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia o naruszeniu prawa zgodnie definicją zawartą w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
- Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których zgłaszający uzyskują informacje na temat naruszeń i mogliby doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji. Zgłoszenia niemające kontekstu związanego z pracą nie są przedmiotem niniejszych regulacji.
- Informacje na temat naruszeń – fakty oraz uzasadnione podejrzenia dotyczące zaistniałych naruszeń lub naruszeń, do których prawdopodobnie dojdzie, w kontekście związanym z pracą.
- Zgłoszenie – pisemne przekazanie przez Sygnalistę informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w firmie.
- Administrator zgłoszeń sygnalistów (RC.BZ.16) – osoba posiadająca pisemne upoważnienie Właściciela firmy do przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń oraz pozyskanych w tym zakresie danych osobowych, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, wniesienia oskarżenia bądź oddalenia zarzutów, komunikacji z sygnalistą i zamknięcia postępowania wyjaśniającego.
§2.
Postanowienia ogólne
1. Celem Regulaminu jest:
1.1. stworzenie w firmie regulacji dotyczących ujawniania przypadków naruszeń prawa, o których mowa w pkt. 2 poniżej oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń i osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia,
1.2. ochrona firmy poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków naruszeń prawa,
1.3. umożliwienie poufnego dokonywania zgłoszeń,
1.4. zapewnienie warunków do rzetelnego, obiektywnego i terminowego sprawdzania zgłoszeń.
2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
2.1 korupcji,
2.2. zamówień publicznych,
2.3. usług, produktów i rynków finansowych,
2.4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
2.5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
2.6. bezpieczeństwa transportu,
2.7. ochrony środowiska,
2.8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
2.9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
2.10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
2.11. zdrowia publicznego,
2.12. ochrony konsumentów,
2.13. ochrony prywatności i danych osobowych,
2.14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
2.15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
2.16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
2.17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 2.1–2.16.
3. Za zapewnienie wdrożenia procedury oraz wskazanie osób upoważnionych do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń odpowiada Dyrektor Generalny.
4. Kierownicy działów odpowiedzialni są za promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.
§3.
Dokonywanie i przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych
1. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać:
1.1. w formie listu, na adres: Polcar PPH, ul. Wejnerta 19, (02-619) Warszawa, koniecznie z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie nieprawidłowości”,
1.2. poprzez stronę internetową https://sygnalista.polcar.com umożliwiającą poufne zgłoszenie nieprawidłowości.
2. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
2.1. imię i nazwisko sygnalisty,
2.2. datę zgłoszenia,
2.3. adres kontaktowy sygnalisty (adres poczty elektronicznej lub adres korespondencyjny),
2.4. opis naruszeń prawa,
2.5. daty naruszeń prawa,
2.6. imiona i nazwiska osób, które dopuściły się naruszenia.
3. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
4. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane.
5. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
6. Firma nie toleruje fałszywych zgłoszeń w stosunku do osób dokonujących takich zgłoszeń zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne.
§4.
Procedowanie zgłoszeń
1. Zgłoszenia przyjmuje pracownik pełniący rolę RC.BZ.16 Administrator zgłoszeń sygnalistów, który odpowiada także za:
1.1. zarejestrowanie zgłoszenia w rejestrze: RR.BZ.3 Rejestr zgłoszeń przypadków naruszeń prawa,
1.2. poinformowanie sygnalisty, w terminie do 7 dni od przyjęcia zgłoszenia, o fakcie zarejestrowania zgłoszenia i wszczęciu postępowania wyjaśniającego, o ile sygnalista podał adres do kontaktu,
1.3. wszczęcie postępowania wyjaśniającego obejmującego: weryfikację zgłoszenia wewnętrznego, dochodzenie wewnętrzne, ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu, dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje,
1.4.wdrożenie postępowania naprawczego,
1.5. uzupełnianie rejestru w zakresie działań następczych,
1.6. poinformowanie sygnalisty, w ustawowo przyjętych terminach, o podjętych decyzjach i działaniach naprawczych.
2. W przypadku, gdy Administrator zgłoszeń sygnalistów ma wątpliwości odnośnie bezstronności przy rozpatrywaniu zgłoszenia, zobowiązany jest przekazać to zgłoszenie innemu Administratorowi i powiadomić Dyrektora Generalnego o tym fakcie.
3. Zgłoszenia traktowane są w sposób poufny z należytą powagą i dokładnością, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
4. Działania wyjaśniające prowadzone są bez zbędnej zwłoki.
5. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia wszelkiej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
6. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać:
6.1. przyjęte – zgłoszenie jest zasadne, bez zbędnej zwłoki zostaną podjęte działania naprawcze lub zostaną zawiadomione odpowiednie organy,
6.2. oddalone – zgłoszenie jest bezzasadne bądź nie podlega procedurze opisanej w niniejszym regulaminie lub naruszenie opisane w zgłoszeniu jest nieprawdziwe.
7. Wyniki postępowania naprawczego przedstawiane są sygnaliście w ustawowo przyjętych terminach.
§5.
Ochrona zgłaszających
- Sygnaliści, osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązane z sygnalistą podlegają ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Osoby, o których mowa w pkt. 1 niniejszego paragrafu, podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
- Osobom, o których mowa w pkt. 1 niniejszego paragrafu firma zapewnia poufność, ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania.
- Zapewniając ochronę, o której mowa w pkt. 1 i 3 niniejszego paragrafu, firma w szczególności:
4.1 podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem pkt 6. paragrafu 5,
4.2. doprowadza do ukarania pracowników, zgodnie z KP, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
4.3. zobowiązuje Kierownika Działu Kadr do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i 12 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą świadczącym pracę firmie na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy zgodnie z art. 12. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia Kierownik Działu Kadr zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Właściciela Firmy oraz Dyrektora Generalnego, celem zatrzymania tych działań,
4.4. zobowiązuje Kierownika Biura Zgodności do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i 12 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji biznesowej sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą świadczącym pracę lub usługi na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług. Monitorowanie obejmuje w szczególności analizę wypowiedzeń umów sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienia od takich umów lub rozwiązania ich bez wypowiedzenia.
- Działania, o których mowa w pkt 4.1 obejmują przede wszystkim:
5.1. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
5.2. zobowiązanie osób uprawnionych do dostępu do informacji, do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, w szczególności do przestrzegania niniejszego Regulaminu,
5.3. ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.
- Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.
§6.
Zgłoszenia zewnętrzne
- Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich, organu publicznego przyjmującego zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tego organu oraz instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie.
- Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem osoby dokonującej zgłoszenia ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
- Zgłoszenie zewnętrzne dokonywane jest na podstawie rozdziału 4 ustawy o ochronie sygnalistów.
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego na zasadach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów.
§7.
Postanowienia końcowe
- Treść regulaminu została skonsultowana z przedstawicielami pracowników firmy Polcar.
- Przepisy regulaminu podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
- Pełna wersja regulaminu udostępniona jest na stronie: www.polcar.com.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.
§8.
Wykaz dokumentów i formularzy powiązanych
- FO.BZ.16 Upoważnienie dotyczące zgłoszeń naruszeń prawa,
- RR.BZ.3 Rejestr zgłoszeń przypadków naruszeń prawa.
